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Gagner du temps avec les papiers

Déformation professionnelle ou juste besoin de tout planifier ? J’aime que tout soit organisé.

Ma petite astuce du jour pour le rangement des papiers : quand je reçois un courrier, je regarde de suite de quoi il s’agit :
– important = sur le bureau
– pas important = dans le carton « à brûler » ou poubelle papier. Tout ce qui comporte nos noms, prénoms, adresse ou toute information personnelle, nous le brûlons.

Le week-end, quand Moustik est enfin au lit et Lhom devant la télé, je m’occupe des papiers, tranquillement.

1) Je regroupe tous les papiers par expéditeur.
2) Je scanne les documents un à un.
3) Sur un périphérique externe (disque dur, clé USB…) il y a un dossier contenant nos documents. Dans le dossier, plusieurs sous-dossiers (travail, santé, sécurité sociale…). Chaque sous-dossier contient d’autres sous-dossiers.

Prenons le cas du dossier RETRAITE qui se présente ainsi dans mon dossier virtuel :

  • Une chemise par année dans lesquelles on trouve pour chaque année, des sous-chemises :
    • Les contrats
    • Les fiches de paie
    • Les certificats de travail
    • Etc.

Pourquoi faire tout ça ?

  • parce qu’on nous demande souvent d’envoyer des documents par mail. Au lieu de chercher le document dans le dossier, le scanner… je n’ai qu’à le chercher dans mon support et je n’ai plus qu’à joindre la pièce et envoyer mon mail.
  • en cas de risque naturel (inondations…), j’ai tout sur un périphérique externe (un conservé chez nous, un autre chez nos parents).

En résumé, il s’agit surtout de gagner du temps et s’assurer en cas d’imprévu. Une fois tous les documents scannés, si je n’ai pas le temps de le faire de suite, j’ai deux bannettes :

  • à traiter (pour les documents à scanner)
  • à classer (pour les scannés à ranger)

Je mets les documents scannés dans la bannette « à classer ». Et dès que j’ai quelques minutes, je reviens les ranger. 

Mes dossiers informatiques sont classés comme mes dossiers papiers. Et pour les retrouver plus rapidement et avoir un ordre chronologique, je les nomme sous le format suivant :

« AAAAMMJJ_INTERLOCUTEUR_sujet-du-courrier« . Ainsi, quand nous recevons les attestations de paiement pour les congés de Lhom, ça donne « 20110829_PROBTP_IJ CP« . Pour les impôts, ça va donner ça « 2011_IMPÔTS_avis d’impôts« . Mettre la date au début permet d’avoir les documents classés dans l’ordre chronologique, et quand le dossier comporte plusieurs documents, c’est vite très pratique. Exemple pour les fiches de paie d’un même employeur, je ne vais pas faire un dossier par année. Avec ce classement, j’ai le dossier employeur présenté « AAAA_EMPLOYEUR » (l’année d’embauche et le nom de l’employeur) et le sous-dossier « fiches de paie » et tous les bulletins de salaire sont dedans dans l’ordre chronologique. Nous gagnons du temps et en plus, ça fait joli 🙂

Une fois les documents scannés, il faut le ranger. Si pour une raison ou une autre raison je n’ai pas le temps de les classer de suite, j’ai deux bannettes :

  • à traiter (pour les documents à scanner)
  • à classer (pour les scannés à ranger)

Je mets les documents scannés dans la bannette « à classer ». Et dès que j’ai quelques minutes, je reviens les ranger. L’idée est surtout de ne jamais rien laisser trainer, même si c’est sur le bureau.

J’ai d’ailleurs ce classement « AAAAMMJJ_… » pour mes photos que j’évite de stocker sur mon PC. Quand le disque dur rend l’âme, on a bien les boules de tout perdre. Pour les photos et vidéos, j’ai donc deux disques durs externes sur lesquels je stocke les photos et les vidéos (2 au cas où un lâche, il m’en reste un autre) ainsi qu’une clé USB pour les photos et une autre pour les vidéos.

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